„Müssen wir diese Teilnehmerliste wirklich ausfüllen?“ Diese Frage hören wir regelmäßig. Und ehrlich gesagt: Wir verstehen sie. Wer eine Jugend- oder Handicapfreizeit organisiert, hat ohnehin schon genug zu tun. Da wirkt die Teilnehmerliste schnell wie zusätzlicher Papierkram. Trotzdem brauchen wir diese Daten – und zwar aus guten Gründen.

Warum brauchen wir Teilnehmerlisten?

Zum einen sind sie die Grundlage für die Organisation und Abrechnung eurer Reise. Ohne vollständige Daten können viele Buchungen gar nicht abgeschlossen werden.

Zum anderen verlangen zahlreiche Unterkünfte, Fährgesellschaften und andere Leistungspartner entsprechende Teilnehmerlisten. Bei manchen Auslandsreisen werden deshalb sogar Ausweisdaten benötigt.

Außerdem helfen die Listen dabei, wichtige Informationen wie Essensbesonderheiten, Unterstützungsbedarfe oder mitgebrachte Hilfsmittel frühzeitig zu erfassen.

Der wichtigste Grund: Sicherheit

Der eigentliche Wert einer Teilnehmerliste zeigt sich im Ernstfall.

Kommt es beispielsweise zu einem Brand, einer Evakuierung oder einem anderen Notfall, benötigen Feuerwehr, Rettungsdienst oder Behörden schnell einen Überblick darüber, wer sich in der Gruppe befindet. Eine aktuelle Teilnehmerliste kann dabei entscheidend sein. Deshalb sind die Listen fester Bestandteil professionell organisierter Gruppenreisen.

Was wir mit euren Daten nicht machen

Manche befürchten, dass ihre Daten umfangreich ausgewertet oder weiterverkauft werden. Das tun wir nicht. Wir erheben nur die Daten, die wir für die Durchführung der Reise tatsächlich benötigen. Wir erstellen keine Persönlichkeitsprofile, verkaufen keine Daten und analysieren nicht das Verhalten einzelner Teilnehmender. Die Daten dienen ausschließlich dazu, eure Reise korrekt und rechtssicher abzuwickeln.

Datenschutzkonform? Selbstverständlich.

Wir halten uns an die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Das bedeutet:

• Wir erheben nur notwendige Daten.
• Wir geben Daten nur an Beteiligte weiter, die sie für die Reise benötigen.
• Wir speichern Daten nur so lange, wie wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.
• Danach werden sie gelöscht beziehungsweise deaktiviert.

Zugriff auf die Daten haben ausschließlich die Mitarbeitenden von Reiseservice Henser und – soweit erforderlich – Gastgeber, Unterkünfte oder Fährgesellschaften.

Ja, wir wissen: Das macht Arbeit

Niemand füllt Teilnehmerlisten gern aus. Deshalb halten wir unsere Vorlagen bewusst einfach und fragen nur die Informationen ab, die wir wirklich benötigen.

Trotz des zusätzlichen Aufwands haben die Listen einen Vorteil: Sie helfen vielen Gruppenleitungen dabei, ihre Reise frühzeitig und sorgfältig zu planen. Oft werden fehlende Informationen dadurch rechtzeitig erkannt – lange bevor die Freizeit beginnt.

Kurz gesagt: Wir sammeln eure Daten nicht aus Neugier. Wir sammeln sie, weil wir sie für eure Reise brauchen. Und genau dafür verwenden wir sie auch.

Dein Gruppenhaus für die nächste Freizeit